• Запитання — відповідь

Коли архів допоможе

«Виникла необхідність узяти в архіві довідку про трудовий стаж. Як це зробити? Скільки це коштуватиме?»

Галина КОРЖ.

с. Судилків Шепетівського району Хмельницької області.

ЩОБ отримати довідку з архівної установи, потрібно направити до неї запит. У ньому потрібно вказати свої прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, тему (суть запитання), хронологічні рамки запитуваної інформації.

За результатами розгляду таких запитів надсилаються інформаційні документи, які не можуть бути розмножені (повністю чи у витягах), в інший спосіб тиражовані або внесені до інформаційних мереж, баз даних без дозволу архіву, що надав інформаційні документи, або Державної архівної служби.

Запит фізичної особи може стосуватися самого заявника, осіб, що перебувають на його утриманні, під опікою або піклуванням, його померлих дружини чи чоловіка, близьких родичів (батьків, дітей, сестер, братів, баби, діда та ін.).

Термін розгляду

ВАЖЛИВО: всі запити, за винятком анонімних, що надійшли до архіву (поштою, електронною поштою, під час особистого прийому), обов’язково розглядаються. Про прийняття запиту до розгляду або вмотивовану відмову в цьому інформують заявника. Строк виконання запиту — до 30 днів із моменту його реєстрації. У разі виконання запиту без перегляду архівних документів (за довідниками) — 15 днів. Строки може бути подовжено за рішенням керівника архіву, про що обов’язково інформують заявника, але не більш як до 45 днів.

Архівні довідки, копії і витяги видають заявнику в разі його особистого звернення до архіву — за пред’явленням паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, а уповноваженій заявником особі — за наявності оформленої в законодавчому порядку довіреності.

Архівні довідки, копії і витяги надсилають заявнику простим поштовим відправленням.

Правилами роботи архівних установ України встановлено, що до архіву можуть надходити запити, що не відповідають його профілю і передбачають пересилання за місцем зберігання витребуваних документів або надання відомством відповідних рекомендацій заявникові. Непрофільний запит впродовж п’яти днів із дати його реєстрації в архіві пересилають за місцем зберігання затребуваних документів, про що інформують заявника або письмово надають йому відповідні рекомендації.

Як оформлюються довідки про підтвердження робочого стажу?

АРХІВНІ довідки про підтвердження трудового стажу оформлюються лише за той період роботи, відомості про який містять документи архіву. При цьому зазначаються точна назва посади, яку обіймала фізична особа, і період її роботи на ній. Відомості про роботу в різних установах надаються в одній довідці.

Підставою для оформлення архівної довідки про підтвердження трудового стажу є накази (за відсутності наказів з особового складу можуть бути використані накази з основної діяльності), особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять дані про періоди роботи.

Наявні в особових справах аркуші з обліку кадрів, анкети, автобіографії, власноручно заповнені фізичною особою, на яких відсутні відмітки відділу кадрів про перевірку наведених у них відомостей за оригіналами відповідних документів, не можуть бути підставою для оформлення архівних довідок про підтвердження трудового стажу.

Довідка про заробітну плату

АРХІВНА довідка про заробітну плату видається на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів про нараховану та сплачену зарплату.

Розмір останньої в архівній довідці зазначається в грошових одиницях, що діяли в період, за який витребовується інформація, і окремо за кожен місяць конкретного року. Розрахунок середньомісячного та середньорічного заробітку архівом не проводиться.

У разі коли архів не має можливості видати архівну довідку про заробітну плату з розшифровкою виплачених сум за видами заробітку, він видає ту, що відповідає даним, наявним в архівних фондах.

Виписки зі штатного розпису про посадовий оклад, профспілкові квитки, квитки партій та рухів, громадських об’єднань, показання свідків не можуть бути підставою для видачі такої довідки.

Скільки коштуватимуть послуги архіву?

ЗГІДНО із Правилами роботи архівних установ України, видача ними довідок, необхідних для подання в органи соціального захисту, довідок для судів, правоохоронних та органів державного фінансового контролю, а також юридичним і фізичним особам, документи яких передано на зберігання, здійснюється безоплатно.

Підготувала

Лариса Пилипенко.